Dématérialisation : automatiser les factures de votre location de vacances

La dématérialisation domine tous les secteurs d’activité. Les avantages apportés par ces nouvelles solutions  sont formellement amples. Depuis la maison au bureau administratif, la dématérialisation occupe toujours une place très importante.

Processus de la dématérialisation des factures

Le processus de conservation des documents ne s’effectue pas par un simple clic. La  dématérialisation des documents ne peut pas se passer de la numérisation, c’est l’acquisition de contenus. Une fois la digitalisation est faite, les documents sous format papier ne seront plus utiles. Ils seront classés dans l’archive physique. La facture dématérialisée se transforme ensuite en facture électronique. Et cette opération désigne la facturation électronique.  Cette première étape est indispensable  pour la transformation des factures en PDF.

Ensuite, la facture informatisée sera identifiée pour vérifier son authenticité. La GED ou la gestion électronique des documents conduit à la transformation des documents électroniques vers le classement électronique. Les factures sont envoyées dans l’archivage des documents après qu’elles soient converties en format PDF ou XML. Lorsque la facture est sous format PDF, elle est dite non structurée ou non modifiable. Cela signifie que les factures clients sont prêtes pour l’envoi. Pour les formats XML, elles sont désignées comme des factures structurées. Alors, il peut se soumettre aux règles d’échange de données informatisées.

À la fin, l’envoi de la facture se fait en une fraction de seconde vers sa destinataire par voie électronique.  Et le double de l’exemplaire est conservé dans l’archivage.  Cette conservation est nécessaire pour la traçabilité.

La loi des factures électroniques

Mais avant d’émettre la facture, il faut procéder à la signature électronique. Cette démarche de la facturation numérique est inévitable pour authentifier  la dématérialisation. Dans ce cas, le support papier de la facture doit passer à la digitalisation pour servir de preuve. La facture qui porte la signature électronique doit présenter une conformité avec le support papier numérisé. Ce processus est appelé la dématérialisation fiscale. Les montants du taux de la valeur ajoutée doivent être inscrits sur le document. Cela est obligatoire pour prévenir et faciliter l’intervention de l’administration fiscale.

D’autre part, les factures structurées peuvent être émises si elles respectent la charte de l’échange de documents informatisés. Aussi, lorsqu’elles suivent les normes EDI et portent aussi le taux de TVA, l’administration fiscale permettra la continuation du processus de négociation.

Outils de la dématérialisation

La réalisation de la dématérialisation des documents  implique l’utilisation des appareils numériques. Dans ce cas, l’appareil bien spécifique pour la digitalisation est indispensable pour numériser les supports papier. Cela peut être un scanner. Un ordinateur est nécessaire pour la lecture automatique de documents digitalisés.  Et, il faut se connecter à l’Internet pour l’échange des factures informatisées par voie électronique. La dématérialisation ne peut pas se séparer de ces outils informatiques.

Pour l’optimisation du processus d’échange de données, une interopérabilité entre  les logiciels de comptabilités est importante. Les solutions Saas simplifient la transmission d’informations par messagerie électronique. Le logiciel en mode Saas est efficace pour la gestion des factures fournisseurs. De même, un système intégré comme ERP est également rentable pour la gestion de la facture client. Ces logiciels sont indispensables pour gérer jusqu’à réduire les délais de paiement.